En el entorno fiscal y empresarial actual, la materialidad de las operaciones es un tema que ha cobrado gran relevancia. Las autoridades fiscales, inversionistas y auditores ya no se conforman únicamente con ver facturas o comprobantes de pago: buscan evidencia real de que las operaciones tienen sustancia económica, legal y operativa.
En CFO Ready creemos que el compliance no debe verse como un simple requisito, sino como una herramienta estratégica que protege a la empresa de riesgos fiscales, mejora la transparencia y fortalece la toma de decisiones. Por ello, hemos preparado un checklist de compliance para ayudarte a documentar de manera integral la materialidad de tus operaciones.
1. Documentación Legal y Contractual
El primer paso es contar con la base legal que respalde la operación:
- Contratos firmados, con objeto claro y condiciones de pago.
- Evidencia de negociación (correos, minutas, cotizaciones).
- Documentos de identificación de las partes (RFC, poderes legales, actas).
- Validación de que la operación corresponde al giro de la empresa.
2. Evidencia Operativa
La autoridad y los inversionistas buscan pruebas de que el bien o servicio realmente se entregó o ejecutó. Aquí entran:
- Órdenes de compra o requisiciones internas.
- Reportes de recepción de bienes o prestación de servicios.
- Guías de embarque, fotografías, bitácoras o documentos logísticos.
- Evidencia de uso o consumo dentro de la operación del negocio.
3. Evidencia Económica y Financiera
Más allá de la factura, es indispensable demostrar la realidad económica:
- CFDI emitido en forma y tiempo.
- Comprobantes de pago (SPEI, estados de cuenta, cheques).
- Registros contables consistentes con la operación.
- Comparativos de precios o estudios de mercado.
- Análisis del impacto financiero (incremento en ingresos, ahorros, reducción de riesgos).
4. Sustancia Empresarial
La operación debe ser razonable y necesaria para el negocio:
- Relación con los objetivos y estrategia de la empresa.
- Evidencia de aprobación interna (comité, gerencia, consejo).
- Análisis costo–beneficio documentado.
- Conexión directa con proyectos de expansión, innovación o mejora operativa.
5. Evaluación de Riesgos y Cumplimiento
El compliance no solo documenta, también previene:
- Verificación contra listas negras del SAT (EFOS/EDOS).
- Revisión de cumplimiento contractual por parte de proveedores.
- Análisis de riesgos legales, operativos y fiscales.
- Confirmación de que no existen partes relacionadas ocultas.
6. Archivo y Evidencia Documental
La mejor defensa es la organización:
- Expedientes digitales y físicos por cada operación.
- Checklists internos firmados por responsables de compras, finanzas y legal.
- Control de versiones y trazabilidad de documentos.
- Disponibilidad inmediata ante auditorías o revisiones del SAT.
Conclusión
Documentar la materialidad de las operaciones no es un lujo, es una necesidad estratégica. Al integrar este checklist dentro de la cultura de compliance de tu empresa, no solo garantizas el cumplimiento fiscal, sino que también fortaleces la confianza de socios, inversionistas y autoridades.
En CFO Ready acompañamos a nuestros clientes en este proceso, construyendo expedientes sólidos y estrategias de compliance que dan certidumbre y protegen al negocio en el largo plazo.
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