Las agencias de marketing, ya sean digitales, creativas o integrales, enfrentan un desafío constante: controlar sus costos sin afectar la calidad del servicio. A diferencia de empresas manufactureras, donde los costos son tangibles, en el marketing predominan los intangibles: horas de creatividad, uso de herramientas digitales y esfuerzos estratégicos.
1. Tipos de costos en empresas de marketing
a) Costos fijos
No cambian según la cantidad de proyectos, por ejemplo:
- Sueldos del equipo fijo.
- Renta de oficinas.
- Suscripciones a software de diseño, CRM o automatización.
b) Costos variables
Dependen de cada proyecto o campaña:
- Horas de freelancers.
- Producción audiovisual o pago a locaciones.
- Campañas de Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads.
c) Costos indirectos
Son gastos necesarios para la operación pero que no se asignan directamente a un cliente:
- Renta de oficinas.
- Mantenimiento de equipos.
- Capacitación y servicios generales.
2. Drivers para distribuir los costos indirectos
Para conocer la rentabilidad real de cada proyecto, es clave asignar los costos indirectos usando drivers o inductores de costos. Estos drivers son criterios objetivos que representan cómo un proyecto consume recursos.
Drivers comunes en agencias de marketing:
- Horas de trabajo del personal operativo
- Se calcula el total de horas dedicadas a cada cliente.
- Ejemplo: si un proyecto representa el 20% de las horas del equipo creativo, se le asigna el 20% de los costos indirectos.
- Número de personas involucradas
- Útil si el equipo trabaja a tiempo completo en un proyecto específico.
- Ejemplo: si 3 de 10 empleados trabajan para un solo cliente, este absorbe el 30% de la renta prorrateada.
- Espacio de oficina utilizado (en m²)
- La renta y servicios de oficina pueden distribuirse según el área ocupada por el personal que atiende a cada proyecto.
- Consumo de herramientas o licencias de software
- Si ciertas plataformas de automatización, edición o analítica se usan para un cliente en particular, se asigna proporcionalmente su costo mensual.
Ejemplo práctico de prorrateo de renta:
- Renta mensual: $30,000 MXN
- Área ocupada por personal operativo: 70% ($21,000 MXN)
- Cliente A consume 25% de las horas del equipo → se le asignan $5,250 MXN como costo indirecto de renta.
3. Beneficios de usar drivers de costos
- Precios de venta más precisos y rentables.
- Identificación de clientes o proyectos menos rentables.
- Transparencia interna para la toma de decisiones.
- Facilita un costeo basado en actividades (ABC) para agencias que manejan múltiples servicios y clientes.
4. Estrategias para optimizar costos sin perder calidad
- Automatizar tareas administrativas y de reporteo.
- Usar freelancers o proveedores externos para cargas variables.
- Negociar precios preferenciales por volumen con proveedores de medios y producción.
- Revisar trimestralmente la rentabilidad por cliente para tomar decisiones estratégicas.
5. Conclusión
Medir y distribuir correctamente los costos permite que las agencias de marketing sean más rentables y competitivas. Con drivers de costos claros, es posible:
- Conocer el costo real de cada proyecto.
- Definir precios de venta basados en datos.
- Optimizar recursos sin afectar la creatividad.
En un sector donde la innovación es clave, la gestión financiera inteligente es el motor que sostiene el crecimiento sostenible.
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Gracias por compartir! La determinación e implmentación de KPI´S es indispensable para todo tipo de empresas.